Je klikt daarvoor eerst in het overzicht de groepsnaam aan waarvoor je een gespreksronde wilt toevoegen.
Gesprekken toevoegen
Vervolgens klik je op de knop 'Gesprekken toevoegen'.
Vul bovenaan een naam in voor deze gespreksronde, bijvoorbeeld 'Gesprekken januari'.
Vervolgens kan je de leerlingen selecteren waarvan je de ouders wilt uitnodigen voor een gesprek.
Je kan enkele leerlingen selecteren door ze in het linker vak aan te klikken (en de Control-toets ingedrukt te houden), of je kan alle leerlingen tegelijk selecteren door de knop 'alles selecteren' aan te klikken.Klik vervolgens op de (niet actieve) groene pijl om de leerlingen naar het rechter vak te verplaatsen.
Duur van de gesprekken
Nadat je de leerlingen hebt toegevoegd, stelt je de duur van de gesprekken en de pauze-tijd in.
Kies hiervoor een gemiddelde gespreksduur, bijvoorbeeld 10 minuten. je kan een pauze tijd instellen zodat je indien nodig wat uitlooptijd hebt of gewoon even kan pauzeren.
Stel vervolgens een datum in door op de knop 'Datum toevoegen' te klikken.Selecteer een dag en geef de uren in van wanneer tot wanneer de gesprekken kunnen plaatsvinden, bijvoorbeeld van 16.00je tot 21.00u.
Je kan meerdere data toevoegen door nogmaals op de knop 'Datum toevoegen' te klikken.
Door op het knopje 'Verwijderen' te klikken achter een datum, kan je deze datum weer verwijderen.
Extra onderdelen
Tot slot vermeld je onderaan nog de locatie waar de gesprekken zullen plaatsvinden, bijvoorbeeld: Locatie Beatrix, Lokaal 4a.
Wil je de uitnodigingen nog niet meteen versturen, vink dan onderaan het vinkje uit bij 'Uitnodiging niet verzenden' en klik daarna op 'Opslaan'.
Wil je de uitnodigingen voor deze gespreksronde wel direct versturen, klik dan op 'Opslaan' en laat de optie 'Uitnodiging niet verzenden' aangevinkt staan.E-mailbericht versturen
Op de volgende pagina kan je een e-mailbericht opstellen om de ouders uit te nodigen voor het gesprek. Er is een standaard tekst voorzien, maar deze kan je naar eigen wensen aanpassen. Het enige wat je niet kan wijzigen is de ondertekening van het bericht.
In het voorbeeld staat: 'Met vriendelijke groet, <Naam Leerkracht> / leerkracht <Groep>'.
Deze gegevens worden in de e-mail automatisch ingevuld.
Wil je weten of er iets fout gaat bij het verzenden van de uitnodigingen, dan kan je de optie 'E-mail foutrapporten ontvangen' aanvinken. Je ontvangt dan per e-mail een foutenrapport. Wanneer je hierover meer wilt weten, welke actie te ondernemen of dat er iets aan kan gedaan worden, dan kan je met deze vragen terecht in ons ticketsysteem. Je kan dan het toegestuurde foutenrapport toevoegen.
Klik op de knop 'Verstuur e-mail' om de uitnodigingen te versturen.Er moet een leraar met een geldig e-mailadres aan de groep gekoppeld zijn, anders worden de uitnodigingen niet verstuurd.
Vervolgens ontvangen de ouders de uitnodiging zoals je deze hebt opgesteld per e-mail.
In die e-mail staat ook een link en inloggegevens.
Om in te schrijven, moet men deze link aanklikken en inloggen met de gegevens. Vervolgens kan men een tijdstip kiezen en zich hiervoor inschrijven.