Hoe kunnen wij je helpen ?

Jaarovergang klaarzetten

Met de optie 'Jaarovergang' kan je de Jaarovergang voor de groepen binnen je school voorbereiden voor het nieuwe schooljaar. Het systeem maakt een momentopname van alle groepen en hierin kan je dan alle wijzigingen voor het nieuwe schooljaar aanbrengen.
 
  1. Van start
  2. Jaarovergang klaarzetten
  3. Uitleg van de knoppen
  4. Gevolgen bij doorvoeren Jaarovergang
  5. Hoe zie je dat je in de Jaarovergang aan het werken bent
 
 

Van start


Je kan leerlingen verplaatsen naar de correcte groepen, leerlingen importeren, groepen wijzigingen, groepen toevoegen en verwijderen. Kortom alles wat je kunt in de reguliere groepen module.
Na de voorbereiding, rond je de jaarovergang af op ieder gewenst moment en heb je meteen een nieuwe situatie.
 
Wanneer je nį het starten van de jaarovergang procedure nog aan de reguliere groepenmodule (dus de actuele groepen van het huidige schooljaar) wijzigingen maakt, worden die niet automatisch meegenomen in de jaarovergang!
 
 

Jaarovergang klaarzetten


1. Je gaat hier naar de module Beheer via:

Module Beheer 

2. Vervolgens ga je links naar 'Groepen beheren':



3. Hier klik je hier op de knop 'Jaarovergang':



4. Vervolgens krijg je het scherm 'Jaarovergang' te zien:



5. Met de Start knop  rechts begin je met het klaarzetten van de Jaarovergang.
Je krijgt hiervoor een bevestigingsscherm ('Start jaarovergang klaarzetten') te zien.

Het systeem maakt nu een momentopname in de vorm van een kopie van de huidige groepen.

6. Vervolgens kom je op het scherm waar je de jaarovergang kunt voorbereiden. Je ziet hier ook de momentopname/kopie van de groepen staan.


 
 

Uitleg van de knoppen


Wanneer je de jaarovergang gestart hebt, zie je bovenaan de pagina een aantal knoppen staan.
Let er daarbij altijd goed op dat voordat je wijzigingen maakt, je ook daadwerkelijk in de Jaarovergang module zit en niet nog in de Groepen module:

 Hiermee kan je via een 'CSV Import' nieuwe leerlingen importeren en toevoegen.

Hiermee kan je nieuwe groepen toevoegen. De Verwijder knop ernaast geef je de optie om aangemaakte groepen weer te verwijderen. Let bij de laatste optie er zoals gezegd wel op dat je in de Jaarovergang module zit en niet - een stap terug - in de Groepen module.

Hiermee maak je de voortgang van de Jaarovergang ongedaan.
 
Alle gemaakte wijzigingen tijdens het klaarzetten van de Jaarovergang gaan hiermee verloren!

Je kan daarna altijd de Jaarovergang opnieuw opstarten. Dat doe je via de Start-knop zoals uitgelegd bij onderdeel 5. Dit verandert niets aan de bestaande situatie.

Indien je tijdens de Jaarovergang echter leerlingen hebt geļmporteerd zie je wel een extra groep verschijnen. Die bevat de geļmporteerde leerlingen. Leerlingen die je toevoegt tijdens de jaarovergang voorbereiding komen namelijk meteen in het systeem te staan.

Met deze knop rond je op ieder gewenst moment het klaarzetten van de Jaarovergang af en zet je de nieuwe situatie online.
De oude groepenopbouw (dus die van het huidige/oude schooljaar) zal dan verwijderd worden en vervangen worden door de nieuwe situatie die je hebt klaargezet.
 
Gebruik deze knop dus alleen wanneer je de voorbereidingen voor de Jaarovergang helemaal hebt afgerond en deze zichtbaar mogen worden voor de ouders.
 
Na het afronden van de Jaarovergang door het klikken op deze button maak je de wijzigingen definitief en staan die dus online in het Ouderportaal en de module 'Groepen' in het beheer van het Ouderportaal. Deze stap is dus niet meer terug te draaien!
 
 

Gevolgen bij doorvoeren Jaarovergang


Het moment dat je de Jaarovergang doorzet en de aanpassingen voor het nieuwe schooljaar definitief maakt, worden automatisch alle koppelingen tussen die groepen en foto-albums, boeken in de Boekenkast module, nieuwsberichten en andere groepsgebonden gegevens verbroken.

Hieronder dezelfde informatie, in de vorm van een opsomming:
 
  • Groepen
  • Absenties / Verlof
  • Foto-albums
  • Boeken in de module Boekenkast
  • Nieuwsberichten
  • Andere groepsgebonden gegevens

Dat betekent dus dat als er bijvoorbeeld boeken in de Boekenkast staan die specifiek voor een jaargroep gelden, je deze opnieuw moet toewijzen aan die groep. Hiermee wordt voorkomen dat er op groepsniveau persoonsgegevens zichtbaar kunnen worden voor ouders waarvoor die helemaal niet bestemd zijn, helemaal in lijn met de AVG. 

Binnen de module Jaarovergang is er overigens ook de optie om de weergave van de namen aan te passen naar achternaam - voornaam in plaats van de standaard weergave voornaam - achternaam.
Dit kan op aanvraag via een ticket in de helpdesk ingesteld worden voor jullie school.
 
We kunnen het niet genoeg benadrukken, maar controleer als je nieuw aangemaakte groepen in de Jaarovergang module wilt aanpassen of verwijderen, je ook daadwerkelijk in de Jaarovergang module zit te werken, en dus niet - een stap terug - in de Groepen module. Ondanks dat beide schermen van elkaar verschillen, is een vergissing snel gemaakt natuurlijk.
 
 

Hoe zie je dat je in de Jaarovergang aan het werken bent


Binnen de module 'Jaarovergang' kan je in de titelbalk d.m.v (Jaarovergang) duidelijk zien dat je in de Jaarovergang optie zit. Dit zie je ook op onderstaande screenshot. Daarnaast bevatten de pagina's gele waarschuwingen.



Binnen de gewone groepen bewerk-optie zie je bovenaan de pagina ook rode meldingen die aangeven dat je NIET in de module 'Jaarovergang' aan het werken bent maar in het huidige schooljaar. Ook in de titelbalk zal je het woord 'Jaarovergang' niet terugvinden. In de titelbalk van het huidig schooljaar zal je echter wel "Huidig schooljaar" terug kunnen vinden.
Terug