Hoe kunnen wij je helpen ?

Groepsgebonden gegevens

Op deze pagina wordt uitgelegd wat groepsgebonden gegevens inhouden en wat de gevolgen kunnen zijn van het ontkoppelen van een jaargroep.
  1. Wat zijn groepsgebonden gegevens
  2. Bij een Jaarovergang
  3. Tijdens het schooljaar
  4. Bij de inrichting van een LAS koppeling
  5. Groepen opnieuw koppelen

Wat zijn groepsgebonden gegevens


Groepsgebonden gegevens zijn alle onderdelen binnen het Ouderportaal die specifiek gekoppeld zijn aan een Jaargroep.
Denk bijvoorbeeld aan de gespreksronde van de groep of specifiek gepubliceerde fotoalbums.

Hieronder een lijst van alle groepsgebonden gegevens:
  • Nieuwsberichten
  • Fotoalbums
  • Boeken in de module Digitale Boekenkast
  • Kalenderitems
  • Gesprekken uit de module Gesprekkenplanner
  • Intekenformulieren uit de module Intekenen

Als er bijvoorbeeld boeken in de Boekenkast staan die specifiek voor een jaargroep gelden, dan dien je deze opnieuw toe te wijzen aan die groep.

Hiermee wordt voorkomen dat er op groepsniveau persoonsgegevens zichtbaar kunnen worden voor ouders waarvoor die helemaal niet bestemd zijn.
Dit is in lijn met de AVG.
Voorbeeld
Omdat groep 1 wegens het nieuwe schooljaar naar groep 2 verhuist, komen deze leerlingen in een nieuwe groep terecht.
Het is dan de bedoeling dat de gegevens van de vorige groep 2 bij het doorvoeren van de Jaarovergang worden ontkoppelt van de groep.

Zou dit niet gebeuren, krijgen ouders van de nieuwe groep 2 de groepsgebonden gegevens van de oude groep 2 te zien.

Bij een Jaarovergang


Het moment dat je de Jaarovergang doorzet en de aanpassingen voor het nieuwe schooljaar definitief maakt, worden automatisch alle koppelingen tussen die groepen verbroken.

Bij een Jaarovergang worden onderstaande extra gegevens verwijderd:
  • Absentiemeldingen & Verlofaanvragen
  • Overblijven

Deze gegevens kan je niet opnieuw koppelen, want deze gelden namelijk voor het betreffende schooljaar.
Dit is in lijn met de AVG.

Meer hierover bij 'Gevolgen doorvoeren Jaarovergang'.

Tijdens het schooljaar


Het is ook mogelijk om de groepssamenstelling tijdens een lopend schooljaar te veranderen.
Houdt er hierbij rekening mee dat je voor de groepen die je verandert, de groepsgebonden gegevens opnieuw aan de juiste groepen koppelt.

Zie hiervoor het onderdeel 'Groepen opnieuw koppelen'.

Bij de inrichting van een LAS koppeling


Mogelijk zal je bij het eerste gebruik van de ESIS of ParnasSys koppeling de groepensituatie binnen Ouderportaal moeten wijzigen.
Ook dat kan gevolgen hebben voor de groepsgebonden gegevens.

Lees hiervoor ook 'ParnasSys/ESIS | Voordat je start met de koppeling'.

Groepen opnieuw koppelen


Het opnieuw koppelen van de groepsgebonden gegevens is een eenvoudig maar handmatig proces.
Daarnaast kan het koppelen een hoop werk zijn.
Dit is afhankelijk van de hoeveelheid groepsgebonden gegevens per groep.
Houdt hier dus rekening mee bij het veranderen van de groepensituatie.

Het opnieuw koppelen, ook wel publiceren genoemd, doe je via het onderdeel 'Beschikbaarheid' bij het betreffende item van iedere module.

Volg hiervoor de stappen bij 'Publiceren voor specifieke Ouders, Medewerkers of de hele school'.
Terug