Hoe kunnen wij je helpen ?

ParnasSys/ESIS | Voordat je start met de koppeling

Op deze pagina worden alle situaties beschreven die voor, tijdens of na het koppeling-traject van toepassing kunnen zijn.
 
  1. Wanneer start je met de koppeling
  2. Jaarovergang Ouderportaal & Starten koppeling
  3. ParnasSys Leerjaren/ESIS Groepen koppelen aan Ouderportaal groepen
  4. 1 BRIN per school/Ouderportaal mogelijk
  5. ParnasSys / ESIS is altijd leidend
  6. Gegevens van ouders die uit ParnasSys / ESIS komen
  7. Koppelportaal ESIS juiste omgeving selecteren
  8. Zichtbaarheid groepen vanuit de samengestelde groep
  9. Welke rollen krijgen nieuw geïmporteerde teamleden
  10. Leerlingen jonger dan 4 jaar toevoegen
  11. Samengestelde groepen en Jaargroepen omdraaien
  12. Medewerkers gekoppeld aan alle groepen
 
 

Wanneer start je met de koppeling


Starten met de koppeling in de loop van het nieuwe schooljaar is zeker een optie.
 
Ter informatie:
  • ParnasSys werkt met Leerjaren.
  • ESIS werkt met Groepen.
Dit heeft betrekking op onderstaande uitleg.

Gebruik je in Ouderportaal dezelfde jaargroepen zoals de leerjaren in Parnassys of de groepen in ESIS?

Je gebruikt in ParnasSys/ESIS bijvoorbeeld Groep 1/2 met daarin de leerjaren/groepen 1 en 2 en in het Ouderportaal de individuele jaargroepen Groep 1 en Groep 2.
Dan is er eigenlijk geen uitdaging! Dan kan je deze namelijk 1-op-1 aan elkaar koppelen.

Gebruik je in Ouderportaal verschillende groepen ten opzichte van de leerjaren zoals in Parnassys of de groepen zoals in ESIS?
Je gebruikt in Ouderportaal bijvoorbeeld Groep 1/2A als Jaargroep.

In dit geval moet je bij de 'first run' gaan kiezen welke Ouderportaal groepen gekoppeld moet worden aan de Parnassys/ESIS leerjaren/groep(en).
  • Aan de nieuwe groepen staan dan nog geen groepsgebonden gegevens gekoppeld.
  • Mogelijk worden leerlingen op basis van de LAS ook verplaatst naar de nieuwe groepen.
  • Deze groepsgebonden gegevens kan je dan als school wel weer handmatig aan de juiste groep(en) koppelen, maar dat kan best een klus zijn.
 
Verwijder niet zomaar bestaande groepen!
Dit verwijdert namelijk ook alle groepsgebonden gegevens.

Actie: Zie de stappen bij: ParnasSys Leerjaren/ESIS Groepen koppelen aan Ouderportaal groepen
 
 

Jaarovergang Ouderportaal & Starten koppeling


Start je aan het einde van de grote vakantie voor het nieuwe schooljaar met een koppeling met ParnasSys of ESIS?

Dan is het belangrijk dat je geen groepen koppelt tijdens de first-run.
Op die manier vermijd je dat je groepsgebonden gegevens overhoudt. Dit is dan geen wenselijke situatie.
 
Doe je dit wel, dan hou je groepsgebonden gegevens over.
In verband met de AVG is dit geen wenselijke situatie.

Tenslotte hou je lege groepen over die je binnen Ouderportaal na de first-run kan verwijderen.
 
 

ParnasSys Leerjaren/ESIS Groepen koppelen aan Ouderportaal groepen


Het is belangrijk om te controleren of je de juiste Ouderportaal groepen die afkomstig zijn uit ParnasSys, kan koppelen aan Ouderportaal.
 
  • Leerjaren in ParnasSys worden Jaargroepen.
  • Lesgroepen in ParnasSys worden Samengestelde groepen uit Groepen.
  • Sublesgroepen in ParnasSys worden Samengestelde groepen uit Leerlingen.
 
Samengestelde groepen worden voor ParnasSys automatisch aangemaakt, tenzij deze deze uit één leerjaar bestaan.
Voor ESIS heb je zelf de keuze om samenstelde groepen aan te maken voor de jaargroepen.

Indien er in het Ouderportaal reeds samengestelde groepen bestaan die gekoppeld kunnen worden aan de ParnasSys/ESIS groepen, dan staan deze er in de lijst bij om te worden gekoppeld.

Actie: Bekijk hoe nu de groepssituatie binnen Ouderportaal eruit ziet.

Ouderportaal groepen/leerjaren bestaan doorgaans uit losse Jaargroepen.

Dat is bijvoorbeeld Groep 1A en Groep 2A:



Vervolgens kan je deze combineren naar Groep 1/2A middels een Samengestelde groep.



Middels deze situatie kan je vanuit de start met de koppeling (first-run) aangeven dat je de PARNASSYS groep Groep 1 (1/2A) koppelt aan Groep 1A (Ouderportaal) en de PARNASSYS Groep Groep 2 (1/2A) koppelt aan Groep 2A (Ouderportaal).

Bij het eerste gebruik van de koppeling (first-run), zal je de groepen gaan matchen aan de groepen (leerjaren) afkomstig uit ParnasSys:




Mis je hier groepen, zoals in bovenstaand voorbeeld, of is jouw situatie net even anders, dan volg je deze stappen:
 
Bij de groepen die je niet kan koppelen, kies je voor: 'Selecteer PARNASSYS groep'.

Na opslaan maakt het systeem automatisch de ontbrekende groep(en) aan.

Groepen worden nadat je de first-run doorlopen hebt automatisch hernoemd naar die van het LAS systeem.
Tenslotte hou je lege groepen over die je binnen Ouderportaal na de first-run kan verwijderen.

Hoe zit het binnen ESIS?
Je koppelt de groepen zoals in bovenstaand voorbeeld van ParnasSys.
 
Bij de groepen die je niet kan koppelen, kies je voor: 'Selecteer ESIS groep'.

Na opslaan maakt het systeem automatisch de ontbrekende groep(en) aan.

De groepen zullen automatisch worden hernoemd naar die afkomstig uit het LAS systeem.
Tenslotte hou je lege groepen over die je binnen Ouderportaal na de first-run kan verwijderen.
 
 

1 BRIN per school/Ouderportaal mogelijk


Scholen welke meer dan 1 BRIN-nummer gebruiken, kunnen niet via ParnasSys of ESIS worden gekoppeld.
Gebruiken jullie meer dan één LAS-omgeving? Dan is het niet mogelijk om deze aan één Ouderportaal te koppelen.

Is dit voor jullie school het geval?
Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden nader met jullie te bekijken.
 
 

ParnasSys / ESIS is altijd leidend


ParnasSys / ESIS is eenrichtingsverkeer.
Het is daarnaast niet mogelijk om vanuit Ouderportaal gegevens naar het LAS systeem te synchroniseren.

Denk hierbij aan:
  • Profielen (teamleden, leerlingen & ouders/verzorgers) komen uit ParnasSys / ESIS.
  • Gegevens van ouders komen uit ParnasSys / ESIS.
     1. Wanneer een ouder de gegevens in Ouderportaal aanpast, ontvang je hiervan een e-mail met de betreffende wijzigingen.
     2. Vervolgens pas je de gegevens aan in het LAS systeem.
     3. Daarna zijn de nieuwe gegevens zichtbaar in het Ouderportaal.
  • Gegevens moeten altijd actueel zijn binnen ParnasSys / ESIS, anders wordt dit binnen Ouderportaal overschreven
    (ook als deze leeg staan in ParnasSys / ESIS!).
    Meer hierover bij: 'Gegevens van ouders die uit ParnasSys / ESIS komen'.

Wanneer je start met de koppeling heb je zowel Ouderportaal- als ParnasSys / ESIS Profielen.
Deze ga je (middels de first-run of via 'Niet gekoppelde profielen') aan elkaar koppelen.
 
 

Gegevens van ouders die uit ParnasSys / ESIS komen


De gegevens die bij ouders in het Ouderportaal staan, blijven ook staan, tenzij deze missen binnen ParnasSys of ESIS.

De gegevens zullen dan worden vervangen bij de eerstvolgende import vanuit ParnasSys / ESIS:
 
  • Mist bijvoorbeeld het telefoonnummer, dan komt deze te vervallen binnen Ouderportaal.
  • Staat er een nummer in ParnasSys / ESIS bij de ouder, dan wordt deze vervangen in Ouderportaal (door bijv. het nieuwe/actuele nummer) of door hetzelfde nummer (er verandert dan niets).
  • Staat er een nummer in ParnasSys / ESIS bij de leerling, dan komt deze dus ook te vervallen in Ouderportaal (omdat deze bij de ouder/verzorger dient te staan).

Onderstaande NAW-gegevens worden geïmporteerd:
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Tussenvoegsel
  • Adres
  • Postcode
  • Plaats
  • Telefoonnummer
  • Telefoonnummer mobiel
  • Noodnummer (ESIS)

Overige gegevens, zoals bijv. bijzondere persoonsgegevens (allergieën, huisarts), zijn Ouderportaal-specifiek en worden dus niet geïmporteerd.
 
Het e-mailadres is het enige gegeven wat niet in het Ouderportaal verdwijnt bij een import, als deze niet bestaat in het LAS systeem.

Missen er gegevens in het Ouderportaal?

Aanvullend worden de gegevens die ouders in Ouderportaal wijzigen, automatisch als 'suggestie' per e-mail aan de school verstuurd.
Deze e-mail gaat in dat geval richting de gebruikers die de ParnasSys/ESIS koppeling beheren.
Ook gebeurt dit op basis van het recht Melding ouder-/kindgegevens.

Op dat moment zijn de gegevens beschikbaar om te worden aangepast in het LAS systeem.
De gegevens worden pas via de Ouderkoppeling in Ouderportaal zichtbaar, nadat deze in de LAS staan ingevuld (en er een synchronisatie is geweest).
 
 

Koppelportaal ESIS juiste omgeving selecteren


De koppeling voor het Ouderportaal staat binnen de ESIS omgeving niet gelabeld als 'ParentCom' maar als 'BasisOnline Ouderportaal'.
Indien het label daar niet correct staat vermeld, zal de koppeling niet gaan werken.

We bieden namelijk ook een ESIS koppeling aan voor BasisschoolApps, een ander label van ParentCom.
 
Gebruik je ESIS, dan kies je dus voor BasisOnline Ouderportaal.

Meer informatie: https://support.rovict.nl/hc/nl/articles/360001292912-Koppeling-ouderportaal
 
 

Zichtbaarheid groepen vanuit de samengestelde groep


Standaard kunnen ouders voor Samengestelde groepen niet de andere leerjaren zien (en daarmee de leerlingen).
Deze instelling wordt automatisch gemaakt in de situatie van een LAS koppeling.

Echter, kan je zelf als school bepalen of je deze instelling inschakeld:



Bekijk hiervoor het onderdeel op de pagina 'Samengestelde groep aanmaken' > 'Privacy-instelling'.

Aansluitend zullen de ouders alle leerlingen (en de andere ouders) binnen de samengestelde groep kunnen zien.
 
 

Welke rollen krijgen nieuw geïmporteerde teamleden


Nieuwe ParnasSys / ESIS Profielen (teamleden) worden automatisch aan de rol Leerkracht binnen Ouderportaal gekoppeld.

Wil je daarvoor een afwijkende rol voor gebruiken?
Neem dan contact met ons op.
Wij kunnen de standaardrol namelijk wijzigen.

Heeft het teamlid een andere functie/rol binnen de school?
Dan zal je deze na de import/synchronisatie vanuit ParnasSys / ESIS binnen Ouderportaal even in de juiste rol moeten plaatsen.
 
 

Leerlingen jonger dan 4 jaar toevoegen

 
Leerlingen welke nog geen 4 jaar zijn, worden standaard niet naar Ouderportaal geïmporteerd.

Dit is optioneel wel mogelijk! We kunnen dit extra voor de koppeling instellen.

Wil je hier gebruik van maken?

Actie: Laat het even aan ons weten! Dan zetten wij dit kosteloos en eenvoudig voor jullie koppeling aan.

Geef hierbij aan hoeveel weken van tevoren de aangemelde leerlingen naar Ouderportaal kunnen worden geïmporteerd.

Kinderen jonger dan 4 jaar worden vanaf dat moment automatisch in een Instroomgroep geplaatst binnen Ouderportaal:



Deze groep zal op dat moment automatisch aan het Ouderportaal worden toegevoegd.

Je koppelt de nieuwe instroomprofielen (zowel leerlingen als ouders) aan het Ouderportaal.

Zodra de leerling 4 jaar is geworden, zal deze automatisch in de juiste groep worden ingedeeld.
De groep wordt op dat moment gebaseerd uit de indeling vanuit het LAS.
 
 

Samengestelde groepen en Jaargroepen omdraaien


Gebruik je als school veelal gecombineerde leerjaren, bijvoorbeeld bij de kleutergroepen?

In dat geval kunnen we de samengestelde groepen (dus bijvoorbeeld de groepen 1-2A en 1-2B) omdraaien met de Jaargroepen.

De samengestelde groepen komen bovenaan te staan bij het selecteren en bekijken van de groepen en zijn hierdoor leidend:



Wil je hier gebruik van maken?

Actie: Laat het even aan ons weten! Dan zetten wij dit kosteloos en eenvoudig voor jullie koppeling aan.
 
 

Medewerkers gekoppeld aan alle groepen


Koppelt het LAS systeem (ESIS/ParnasSys) ook met externe systemen zoals Basispoort of Malmberg?
  • Medewerkers worden in dat geval hierdoor vanuit ESIS/ParnasSys aan (meer) groepen gekoppeld dan voor Ouderportaal de bedoeling is.
  • Gevolg is dat deze medewerkers ook met deze groepen meekomen richting Ouderportaal.

We kunnen een instelling maken waardoor alle medewerkers niet standaard gekoppeld meer worden aan groepen.
Dat gebeurd op dat moment met alle nieuwe profielen bij het importeren vanuit het LAS systeem.
 
Met deze instelling kan je de medewerkers uit de groepen halen in Ouderportaal.

Dat kan op de twee volgende manieren:
  1. Nieuwe medewerkers koppel je voortaan handmatig aan groepen (zoals bijvoorbeeld een Leerkracht).
     
  2. Bestaande medewerkers kun je nu uit de groepen halen welke hier vanuit Ouderportaal gezien niet in thuis horen.
    Dit doe je via Beheer > Groepen > Kies de groepen waar nu de medewerkers in zit. 
    Ook kan je dit doen via Beheer > Zoek de medewerker op > Klik links op 'Bewerken' (podlootje) > Zet de groepen naar links.

Wil je hier gebruik van maken?

Actie: Laat het even aan ons weten! Dan zetten wij dit kosteloos en eenvoudig voor jullie koppeling aan.

Controle volgend schooljaar
Let erop dat je het aankomende schooljaar controleert of de groepen nog steeds juist ingedeeld staan bij de medewerkers.

Gerelateerde vragen

Terug